我們與多位首席採購官探討了AI在幫助組織降低成本、應對整體經濟疲軟方面發揮的作用。
畢馬威（KPMG）在2023年上半年的全球經濟展望報告中，認為目前商業領域存在嚴重的不確定性。儘管通脹壓力有所緩解，全球經濟前景在今年上半年出現了積極轉變，但畢馬威預測持續的地緣政治緊張局勢和各主要市場的中國大陸困境，將會削弱一切推動增長回歸正軌的力量。
畢馬威國際客戶與市場全球主管Regina Mayor認為，恢復可持續的長期增長已經成為全球企業和政治會議當前面對的重大難題。
「去年年底廣泛預測的主要通脹擔憂，目前已經被一些更直接、更積極的政治行動所緩解，特別是不斷上漲的能源價格。也有跡象表明，其他商品和食品的價格也終於開始回落，這對長期面臨嚴重財務緊縮的消費者和企業主來講肯定是個好消息。」
但不少企業已經開始裁員並提高產品和服務價格，以抵消不斷上漲的原材料成本。再加上前段時間持續蔓延的能源危機，導致消費者受到多方面壓力、生活成本不斷上揚。
關於人工智慧（AI）和自動化在2023年內的普及，分析企業Forrester預計經濟不確定性將拖慢轉型項目的推進速度。相較於全面轉型，Forrester認為更多企業將重新關注兩大核心業務驅動因素：彈性和效率。
Forrester在《2023年預測：自動化與機器人技術》（https://translate.google.com/website?sl=en&tl=zh-CN&hl=zh-CN&prev=search&u=https://www.forrester.com/report/predictions-2023-automation-and-robotics/RES178243）報告中寫道，「自動化的重心將有所調整，以支持新的聯合計劃並彌合日益擴大的技能缺口。」
他們預計，流程改進項目將側重於數據驅動類用例，並指出「有魄力主動適應2023年殘酷現實的機構將獲得回報，並通過全力普及自動化來獲得壓倒性的競爭優勢。」
作為業務中的一大重要領域，採購環節同樣可以通過自動化進行優化，幫助組織解決支出問題，從而避免採取裁員或產品提價等更為激進的應對策略。
採購自動化
Ivalua公司首席產品官Pascal Bensoussan表示，這方面改革的第一步應當從為採購數據建立起統一的真實版本開始。
「面對多種ERP系統中運行的不同組織部門邏輯，我們必須找到可行方式，將所有信息規範化、標準化到更統一的系統中去。」
當數據擁有了統一的形式，企業就能利用流程控制實現部分環節的自動化。「我們看到了不少機會，可以通過更強的計算能力自動執行某些規則，從而實現流程自動化。」舉例來說，如果採購系統能夠識別出訂單中的異常或者重複模式，就可以自動據此整理並發出新的調查問卷。
很明顯，在數據格式得到統一之後，還要開放訪問通道，同時保證各供應商都擁有一份主記錄。
北歐地區裝置產品分銷商Ahlsell的首席採購官Karolina Hagberg Chinell表示，她的公司就一直在努力將採購系統打造成新的記錄系統，並將主數據存放於其中。
「要讓這樣的系統真正發揮作用，就需要單一版本的系統記錄綜合商店。」這項工作可以從最基本的供應商細節信息起步，隨著時間失衡，「需要逐步開放並與其他數據源建立集成。」這樣有助於維護主數據並使其保持在最新狀態。
「AI能夠減少採購流程中存在的一些手動環節。」
Karl Poulson, Hiscox
能夠將企業的全部採購活動納入這樣統一的事實記錄，意味著經營者能夠輕鬆發現差異，並儘可能調配來自同一供應商的批量採購。另外，主數據記錄的意義不僅僅是簡化了採購團隊的工作。Ivalua新客戶、保險公司Hiscox的首席採購官Karl Poulsen表示，當數據轉為機器可讀的形式並開放訪問通道，其中部分任務就有望實現全面自動化。
Poulsen認為，雖然採購行業距離全面自動化、純AI採購還有很長的路要走，但與手動操作相比，自動化不僅效率更高、也更容易發現訂單中的潛在問題。
「AI能夠減少採購流程中的一些手動環節。舉例來說，標記訂單可能與收到的貨品間存在差異。這時你可以編寫一段代碼，表達「我們只訂購了10件商品。如果供應商發來了15件，那可能是他們搞錯了」這個邏輯。」
根據訂單的價值和類型，自動化流程還可以提示供應商收取額外款項；對於定期訂購的項目，採購部門也可以藉此調整下次採購的數量。Poulsen強調，「我們完全可以在系統中建立邏輯，自動完成這些操作。」
擁抱基於AI的商業軟體
微軟最近開始將生成式AI方案整合至其Office 365生產力套件當中，ChatGPT開始閱讀和總結文檔和電子郵件信息，甚至能從Teams影片會議中整理內容要點。
有人認為，AI技術將成為商業軟體的未來發展方向，能為人們提供一種將枯燥手動操作批量轉化為自動化流程的方法。大家甚至達成了普遍共識，認為部署此類AI系統能夠增強人類員工的工作效率。
作為BT Sourced採購部門的負責人，Cyril Pourrat掌管著BT英國電信的採購工作。Pourrat在技術播客中探討了AI的作用：「希望大家能充分利用AI、機器學習和數字生態來找到不同於其他採購部門的獨特定位。我們堅信數字化是一條必經之路，這也是技術重塑採購面貌的主體路徑。」
Pourrat認為，企業軟體也需要具備「消費級」特徵，「一切都可以通過兩次點擊來輕鬆實現，最好能支持語音操作。」事實上，他認為將自然語言查詢視為企業軟體中一種重要的工作簡化手段。
除了簡化工作流程之外，Gartner分析師Mark Raskino在與Don Scheibenreif合著的書中，還討論了未來可能出現的自主決策型AI工具。
這本《當機器成為客戶》（When machines become customers）暢想了一個由AI而非人類作為客戶的新世界。在那裡，很多產品已經開始只面向AI進行銷售。以辦公印表機為例，AI能隨時了解油墨不足並自動從供應商處下單。
Raskino認為，這種機器採購體系的大部分技術已經落實到位，目前最大的障礙其實是人們對由技術掌握話語權的牴觸情緒。
「採購流程其實並不複雜，首先就是供應商名單，搜尋引擎已經可以提供很完善的指引。所以，AI很快就能整理出質量可靠的備選清單，再跟其他選項進行比較。物資採購這事對AI來說不難理解。」
人們就是用這類方式購買保險、選擇抵押借款銀行和下單日常物資的。「大家都能花點時間做好這些小額交易，但定期搞一遍還是會讓人煩心。所以現在會有橫向比較網站，藉助AI算法代表你進行篩選、選擇最好的供應方和最划算的價格。」
雖然用戶都知道比價網站會抽取一小部分佣金，但Raskino表示只要有助於節省整體開支，那大家其實並不介意。「這裡面蘊含的，其實就是通往智能採購的轉變。」
參與討論的專家們也很清楚，自動化採購的起點必須是清潔可靠的數據存儲，由它為供應商提供真實可信的管理素材庫。只要數據清潔可靠，就能用於構建簡單的自動化腳本，其無需人為干預即可管理異常、及時發現訂單和交付之間的差異。
AI還提供了一種需求預測方法，讓組織能夠享受批量折扣、甚至解決供應鏈問題。除此之外，Raskino還設想出了更美好的新世界，屆時將由機器代表買家做出最明智的採購決策。實現這一目標的許多技術要素已經存在，最大的障礙反而是人類自己。坐在屏幕前的您呢？是否願意讓AI代表自己採購貨品？
