根據Gartner的預計，2023年IT預算平均將增長5.1%，但是全球通貨膨脹率預計為6.5%，再加上持續的人才緊縮和供應問題，給CIO們實現其技術投資價值構成了三大威脅。這項研究結果來自於Gartner的2023年CIO和技術高管調查，該調查收集了來自81個國家和所有主要行業的2203位CIO的數據。
雖然有些人會爭辯說，預算無論分配多少似乎都不夠多，但事實並非如此。無論IT預算是多還是少，通過妥善的預算管理，技術決策者都可以有效地將其組織的資源用於實現巨大的業務收益。以下是來自不同地區和行業IT領導者們分享的充分利用IT預算的一些技巧。
根據收入價值做出決定
對於那些預算沒有大幅增加的CIO們來說，他們可能要開始考慮應該在哪些方面削減成本了，例如特定項目、人力資源和某些採購，以便他們能夠將資金花在重點領域。這就是總部位於孟買的Piramal Capital & Housing Finance公司首席技術官Saurabh Mittal希望IT 領導者謹慎考慮的方面。
他說：「企業技術領導者如果想充分利用有限的預算，就必須對成本和投資進行分區。IT領導者在某些領域花了錢但是卻沒有帶來任何影響力，這就是成本，如果他們在某些領域花了錢未來可以獲得幾倍的回報，這就是投資。技術領導者們應該明確區隔這二者，然後積極地、自覺地降低長期成本並增加投資。」
Mittal說，當然，區分成本和投資可能是有挑戰性的，而且是一項需要時間才能培養的技能，他所在的公司正在採用技術優先的、雲原生的方法改革他們的貸款服務。
他說：「我花了好一些時間才意識到如何做出正確的技術選擇。擁有什麼系統以及擁有這些系統的方式，會影響你的長期成本。例如，CIO可以採購現成的系統，這個系統當前的許可費用為X，只要他一直在使用這個系統，每年的費用是X的20%，或者他們可以自己構建系統的方式，相比成本增加1.5倍，長期運營成本僅為2%，而不是20%。把長期成本保持在儘可能低的水平，一定會為你創造越來越多的空間來進行有影響力的投資。」
總部位於美國弗吉尼亞州里士滿的Estes Express Lines公司數據戰略、商業智能和分析高級總監Bob Cournoyer闡明了他是如何區分成本和投資的。他說：「我根據收入價值做出很多預算決策，也就是看投資特定技術可以為企業增加什麼價值。」
對於這家貨運公司而言，商業智能（BI）是IT可以產生極大影響的一個領域。
Cournoyer表示：「我們在倉庫的拖拉機上配置了遠程資訊處理設備，在叉車上配置了平板電腦，以及掃描貨物的立體掃描儀，所有這些都為我們提供了關鍵的商業智能。」最近他們圍繞一種邏輯數據架構對Estes公司的數據運用模式進行了重組，以更好地服務客戶。他說：「我們顯然不會減少在這方面的投資。我會在那些能夠帶來收入的業務領域進行投資。對我來說，問題在於我們如何用更敏捷的、更具成本效益的新技術取代舊技術。」
制定清晰的技術願景
清楚地了解你的現狀和未來發展方向有助於縱覽全局。正如澳大利亞旅遊公司Journey Beyond的資訊和通信技術部總經理Madhumita Mazumder所說：「如果我們為IT部門制定了符合組織願景的、適當的戰略計劃，那麼對於未來半年或者一年可能出現的問題，我們就能解決掉一半了，而且可以在預算範圍內實現我們的目標。」
Mazumdar舉了一個例子說，「我們已經很明確地制定了依云為先的戰略。基礎設施全面雲化的願景，讓我們能夠在把基礎設施遷移到雲端同時，大幅降低第三方數據中心成本。」
Mazumdar對於有關外包和內包的爭論也有很明確的觀點。她說：「我是內包模式的忠實擁護者，我支持組建一支內部團隊。例如，內部團隊可以確保按時地為所有網路設備安裝補丁，而且安排在業務空閒的時間。而如果是外包的話，和供應商之間的協調就會變得非常複雜，而且很有可能出現問題。內部團隊要在晚上11點和供應商溝通，這似乎是一種支出的浪費，我可以選擇只為內部資源付費。」
Mazumdar說，能夠預見諸如此類的額外成本，是確保有足夠的預算來支撐更好賭注的關鍵。
她說：「技術路線圖的這種清晰度，可以讓CIO防止浪費性支出，更有效地利用節省下來的資金。」
充分利用你的談判技巧
談判技巧對於成功擔任業務技術角色來說一直是很重要的。IT領導者要節省資金，就不得不在新的一年裡越來越依賴資金。
Cournoyer說：「當維護協議需要續簽的時候，你要回到談判桌，努力和對方談判，讓費率儘可能合理化。」他喜歡在進行任何談判之前利用來自Gartner的專業知識，無論是續簽維護協議還是採購任何新技術解決方案。
他說：「作為Gartner的合作夥伴，我們可以從分析師那裡得到各種提示，這些提示可能是關於某個特定解決方案的全行業普遍價格範圍，圍繞該方案的某些指導方針，甚至是關於購買互補性產品的建議。這為我們在與服務提供商和解決方案提供商打交道的時候，提供了一些保障，並有助於節省資本支出。」
技術指導平台MentorKart董事長、Hero MotoCorp前首席資訊官Vijay Sethi表示，避免成本螺旋式上升的另一個方法是「與供應商簽訂長期（三年期）合同。由於成本談判的時間更長，CIO門也會獲得更好的折扣。」
只採購你要使用的東西
企業技術領導者越來越多地從單一應用轉向模塊化的應用。Cournoyer：「前者不僅價格昂貴，而且無法實現其承諾的價值。雖然CIO們為了節省成本選擇轉向模塊化，但如果考慮不周，這種轉變也可能破壞真正的目的。」
他說，像ERP系統這樣的大工程就是一個很好的例子。
「我看到很多ERP廠商試圖打包他們的解決方案，來吸引CIO購買。他們的觀點是，CIO應該以折扣價投資整個解決方案，即使他們不必一次性實施所有模塊。」
在這種情況下，銷售的重點是，CIO們可以從模塊子集中實現價值的最大化，這樣廠商就可以在CIO需要任何功能的時候返回來幫助他實施其他模塊。Cournoyer說：「這種方法是有問題的，因為CIO仍然會為了獲得價格折扣而購買他們並不使用的東西，在這個過程中資金也被凍結了。」
持續評估你的基礎設施和項目
軟體占到了組織IT基礎設施成本的一大部分。因此，CIO們必須評估他們部署的軟體是否得到了最好的利用。Mazumdar說：「雲服務提供商不斷提出更好的、更快的、更便宜的計劃，轉向採用這些計劃有助於節省成本。」最近他把Journey Beyond的呼叫中心轉變成了一種基於雲的通信平台。
「CIO們還應該問自己這樣一些問題，『我們是否在使用我們已經部署的所有東西？我們選擇了正確的雲平台嗎？我們的備份策略是什麼？我們有什麼存儲？』如今，市場上有很多具有成本效益的存儲解決方案，讓CIO幾乎可以免費地存儲大量資訊。」
MentorKart的Sethi說，在項目層面也有一些可以顯著降低的隱性成本。
他說：「某個項目可能會延遲，導致CIO支付了額外的諮詢費用。由於決策緩慢、用戶並未使用、需求頻繁變化、甚至是團隊成員能力不足，都可能會產生額外的成本，從而導致大量返工。隱藏成本如此巨大，如果控制得當，可能會節省下大量的資金，從而為CIO留出資金來開展創新的項目。」
採用分階段的方法
儘管需要為某些重要計劃保留預算，但是CIO們仍然要在財務上儘可能節儉，CIO可以通過評估是否採用分階段的項目方法來實現這一點。Sethi說：「CIO需要判斷一個重要的企業範圍的項目，是否可以最初只推廣到幾個部門或者幾個地點，然後逐漸擴大到其他部門或者其他地點。例如，是否可以推遲舊筆記本電腦的更新，或者並不更換所有舊的筆記本電腦，而是在某些情況下通過增加RAM把資產壽命延長一兩年？」
諸如此類的延期策略，有助於為那些旨在實現最高業務目標的、更具創新性的計劃留出預算，讓IT領導者們即使在預算緊張的情況下也能節儉地進行創新。
