編注：本文為付費欄目《生產力超頻：科學做好 PPT 的三個步驟》的試讀文章。
經過之前的文章，我們已經完成了從「結構化」到「場景化」的三階段方法論的介紹，以及相應的軟體功能、應用技巧等。相信你對於如何做好 PPT，已經有了一定程度的認識。不過，在你嘗試熟練 PPT 軟體技巧的過程中，可能多少也會遇到操作路徑複雜、想用的功能找不到等問題。
所以本篇文章，我們從主題設置、圖像元素和複合元素三方面，簡單梳理一下 PPT 軟體的使用邏輯，讓你能夠以簡馭繁，快速上手繁瑣的軟體操作。
照慣例，在展開本章內容之前，我們還是先在此停留 1 分鐘，請你從自身經驗出發，思考幾個問題。
▍課前思考
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你知道該如何解決默認的字體/顏色不好看的問題嗎？
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你在調整格式時，通常是點上方的選項卡，還是右鍵開啟功能菜單呢？
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使用 SmartArt 時總是找不到喜歡的樣式，該如何自行設計與調整呢？
▍主題設置的邏輯
想了解 PPT 軟體的使用邏輯，我們還是得從軟體整體的設置（或者說是演示文稿的設計規範）開始講起，也就是我們之前在《 2.3 用幻燈片母版構建邏輯框架的視覺系統 》這篇，提過的「主題顏色」和「主題字體」。
簡單回顧一下該篇提過的「主題顏色」和「主題字體」的設置，主要在「幻燈片母版」的編輯界面中完成的，算是整個母版視覺系統的一部份。不過，就算你不預先做好版式、不開啟「母版視圖」，也同樣可以在「設計」選項卡，拉開「變體」這一欄來設置「顏色」和「字體」。至於「主題顏色」和「主題字體」具體的設置方式，這邊就不贅述，可以回去看《 2.3 用幻燈片母版構建邏輯框架的視覺系統 》文章，本篇主要還是介紹與其相關的軟體邏輯。
當你預先設置好「主題顏色」和「主題字體」之後，對於軟體操作的效率，以及 PPT 整體視覺的一致性，是很有幫助的。這邊主要介紹三點：
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方便選擇調用；
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方便統一修改；
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改變默認格式。
▍方便選擇調用
以「主題顏色」來說，如果沒有自行設置，當你想修改文字或形狀的顏色時，就只能使用默認的主題色，或者拉開「其他填充顏色」來選色或輸入色值，非常麻煩。
因此，把這份 PPT 想要使用的顏色，預先設為「主題顏色」，可說是開始做「幻燈片設計」之前的必備起手式。
以「主題字體」來說，我們平常修改文本框的字體，往往都得在「字體」菜單找半天，才能選到我們想使用的字體。但如果你有提前設好「主題字體」，就能直接在「字體」菜單的最上方看到「主題字體」，省去慢慢找字體的工夫了。
方便統一修改
除了調用方便以外，預先設好「主題顏色」和「主題字體」，還有第二個好處，就是後續方便統一修改。
做 PPT 有個常見的情境是，已經完成大半的演示文稿，卻遇到需要改字體或改整體色調的需求。但一份演示文稿動輒幾十張幻燈片，一一修改顯然相當耗時。
這時，如果你有提前設置「主題顏色」和「主題字體」，並且做「幻燈片設計」時都有套用設置好的主題色和主題字，只要回到「設計─變體─顏色/字體」來切換，就能一鍵改好整份 PPT 的顏色/字體了。
以「主題顏色」來說，會依照「著色 1」、「著色 2」等排序來替換；而「主題字體」則是依照「西文(標題)」、「西文(正文)」等分類來替換。
改變默認格式
除了上述兩點以外，使用「主題顏色」和「主題字體」還有個需要注意的地方，就是會「改變默認格式」。其中，「主題字體」的影響比較小，只會在你插入文本框時，讓原先的默認宋體，改為你設好的「正文」字體。
而「主題顏色」的影響範圍就大多了，從文字、形狀到圖表，甚至是圖片，都會被其所影響。以文字來說，如果你把原先「文字/背景-深色」默認的黑色，改成其他顏色，那麼後面插入的文本框，就都會變成新的顏色。
如果你插入的是形狀，就會默認使用「著色 1」的顏色；同樣地，如果插入的是圖表，也會根據數列多寡，依序使用「著色 1」開始的後面幾種主題色。
甚至，如果你插入的是圖片，「主題顏色」也能對圖片的調色產生影響。選中圖片後，從「圖片格式─顏色」拉開菜單，可以看到「重新著色」最下面有一組似曾相似的顏色，這就是套用了「著色 1」到「著色 6」的圖片調色。
以上，就是主題設置的運用邏輯。
▍圖像元素的格式
完成 PPT 整體的主題設置之後，再來自然往幻燈片中填入內容。然而，對於新手而言， PPT 中各種圖像元素的格式功能，就顯得有些複雜了。
所以，接下來我們就針對文本、形狀和圖片，這三大類圖像元素的格式，來做個簡單的整理。主要是兩種功能路徑：「格式」選項卡，以及由鼠標右鍵開啟的「設置格式」。
從「格式」選項卡調整
先說說「格式」選項卡，也就是在你選中特定對象之後，軟體上方會多出的「形狀格式」或「圖片格式」。一般來說，如果你要做的格式調整，不涉及更細緻的參數，只是單純換個顏色、加個輪廓，直接從「格式」選項卡來調整是比較方便的。比如：從「形狀格式」修改形狀的顏色、從「圖片格式」開啟「裁剪」或用「刪除背景」摳圖等。
值得一提的是，文本和形狀在「格式」上是一體兩面的，你可以把文本框看作是矩形底上的文字，或者也可以在其他形狀里輸入文字。所以，在修改這兩種對象的格式時，就得注意區分「形狀樣式」或「文本樣式」的差別了。
從「右鍵」菜單欄調整
再來說說比較複雜的「右鍵」菜單欄，就是對著特定對象點擊「右鍵」來開啟「格式設置」的菜單欄。這通常用在需要更細緻的格式參數的情況，比如：要調整顏色的漸變、陰影的效果參數，或者調整圖片的亮度、飽和度、色調或透明度等。
先看到文本和形狀的部份，剛剛說過它們在「格式」上是一體兩面，所以這兩者的「右鍵」菜單欄都是「設置形狀格式」，不過往下有分出「形狀選項」和「文本選項」，讓你能分別就形狀或文字來調整格式。
功能上的分類也還算清楚，不論是「形狀選項」還是「文本選項」，從左至右都有「填充與線條（輪廓）」和「效果」，前者是用來修改形狀或文字本身的顏色，後者則是額外加入陰影、映像、發光、柔化邊緣等效果，只需要注意切換「形狀選項」和「文本選項」，就能在相同的位置找到同樣的格式功能。
至於圖片的「右鍵」菜單欄，則是在上述「填充與線條」和「效果」的基礎上，額外加入專屬的「圖片」功能，讓你能夠從「圖片校正」調整圖片的銳化、亮度、對比度，或是從「圖片顏色」來修改圖片的飽和度、色調──當然，和「格式」選項卡不同的是，它們都可以輸入更精確的數值，而不是套用少數的默認樣式。
簡單來說，想快速改格式、套樣式，就用「格式」選項卡來改；而需要精細地調整效果參數的格式功能，則一律用「右鍵」菜單欄來調。只要把握這樣的大原則，不用特別去記具體的操作路徑，也能很好地掌握這些格式功能。
▍複合元素的拆解
講完了文本、形狀和圖片這三種比較基本的圖像元素之後，我們最後來看複合元素，也就是 SmartArt、圖標、圖表和表格。
為什麼稱它們為複合元素呢？因為這幾種圖像元素，其實都能看作是文本或形狀的組合。比如 SmartArt 就是多形狀組成的邏輯圖，而圖標也是由多個形狀透過布爾運算所得到的；至於表格和圖表，我們在之前的「圖表篇」提過，可以將其拆解成形狀類、線條類和文本類來修改其中圖表元素的格式，自然也屬於可拆解的複合元素。
那麼，這些複合元素的格式功能，在使用上又有什麼規律呢？我個人比較推薦的方式是「從全局到局部」。舉例來說，SmartArt 插入後會顯示主題色的默認樣式，你可以先從「SmartArt 設計─更改顏色」來替換這一整組形狀的主色，後續如果有單個形狀要突出，再單獨選中它，從「格式─形狀填充」來改色。
再以圖表來說，同樣是先從「圖表設計─更改顏色」來決定這張圖表整體的色調，如果要強調某個數據，再從「格式─形狀填充」來修改這個重點數據的顏色。
從這兩個例子，其實就能看出前面設置「主題顏色」的重要性。如果沒有預先設置好你想要的色彩組合，在全局換色時就只能用 PPT 默認了配色；反之，則可以快速套用自己需要的配色，省去一個個慢慢修改的時間，效率大大提高。
不過，先設置「主題顏色」來做全局調整的方法，往往只能做純色填充。如果你想再加入一點質感設計（比如漸變色或陰影），就還是得從「格式─形狀填充」一個個慢慢調整，這就顯得有些繁瑣了。所以，你還得知道如何拆解這些複合元素，把它們拆成一個個形狀、線條或文本，就能搭配「格式刷」快速修改格式效果。
那該如何拆解複合元素呢？以 SmartArt 和圖標來說， PPT 本身就有「轉換為形狀」的功能，可以直接拆解成一個個形狀組成。功能路徑分別是：
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SmartArt：SmartArt 設計─轉換─轉換為形狀
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圖標：圖形格式─轉換為形狀
經過轉換之後，會先得到一整組形狀的組合，這時再點「右鍵─組合─取消組合」即可順利完成拆解。
如果你想拆解的是表格或圖表，雖然沒有 PPT 原生的拆解功能，但也可以藉由粘貼成不同格式來達成。操作方式稍微有點繞，先把表格或圖表「剪切」下來，從「粘貼」的下拉菜單找到「選擇性粘貼」，選擇「圖片(增強型圖元文件)」，之後再兩次「取消組合」就能完成拆解。
需要注意的是，上述的兩種拆解方法，都是不可逆的。你會發現完成拆解之後的 SmartArt 或圖表，就真的會變成純粹的形狀和線條組合，不會再出現「SmartArt 設計」或「圖表設計」，也沒辦法更改布局或修改數據。所以建議在拆解之前，先在幻燈片外面做個備份，後續需要調整才不用從頭再來。
以上，是 PPT 中複合元素的格式的調整，其實一般的工作情境，先設好「主題顏色」並把握好「從全局到局部」的方式來調整就已足夠。至於後續的拆解與美化，就還是得看個人的設計能力了。
▍本章小結
在本篇文章中，我們從「主題設置」、「圖像元素」和「複合元素」三方面，對 PPT 功能的使用邏輯，做了簡單的整理：
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在「主題設置」的部份，主要就是在開始做 PPT 前，先設置好顏色和字體的規範，以方便後續的修改；
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在「圖像元素」的部份，簡單調整就點「格式」選項卡，細調參數再用「右鍵」菜單欄；
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在「複合元素」則是把握「從全局到局部」的原則。
除了上述的三方面， PPT 還有更多瑣碎的功能，這邊就不一一列舉了。其實只要搞懂這三點，就足以讓你掌握 PPT 的軟體邏輯，並能舉一反三，快速找到你需要的功能來完成設計。
下一篇文章，我們會介紹「幻燈片設計」的高效工作流，其實也是對整個欄目的文章，從「結構化」到「場景化」的三階段方法論，做整體的歸納與整理，讓你有個簡單的操作流程，把先前所學的內容，儘可能運用到「幻燈片設計」這項工作任務上。
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