對於北卡羅來納州醫療保險商藍十字藍盾（Blue Cross Blue Shield）公司CIO Jo Abernathy，現在必須放棄其在AIX上運行的陳舊IBM Db2資料庫了。「我們決定優先淘汰一些廣泛部署的技術，原因一方面是其成本遠高於現代同類產品，另外就是技術支持不夠完善。」Db2的許可費用相當昂貴，而且在身份和訪問管理方面也一直存在問題。如今的AIX支持已經成了一類稀缺技術。更重要的是，這家公司必須在技術層面更上一層樓。「我們有更進一步的發展計劃，自然離不開更強的技術支撐。」
要想判斷一項技術還有沒有必要繼續保留，核心問題是算清其最佳投資回報周期。雖然放棄Db2看似理所當然，但整個決策過程仍充滿坎坷。「我們當然不可能把所有因素塞進一台機器，然後立刻得出答案。所有問題都得具體情況具體分析。」
Forrester副總裁兼研究總監Linda Ivy-Rosser非常熟悉此類難題。「在成本管理方面，大多數CIO的主要思路都是儘可能維持「原樣」。簡而言之，只要不出毛病，就不加改動。但需要注意的是，即使最終決定保留遺留系統，也不代表就能什麼都不做。為了支持業務增長，舊系統還是需要進行某種程度的現代化調整，並逐步償還相應的技術債務。」
對此，其他IT高管也有自己的解決之道。
加州大學河濱分校的科技債務之重
在加州大學河濱分校CIO Matthew Gunkel團隊決定將ERP系統遷移至Oracle Fusion Cloud Financials時，其核心目標就是減少原有技術債務。「我們的財務組織一共有90個自定義應用程序」，其中大部分當初是由PL/SQL和Grails框架構建而成。「我們花了很長時間，才想辦法在遺留代碼庫上支撐起了這麼多應用程序。整個體系已經運行了數十年之久，用戶滿意度很差，而且嚴重違背現代編碼與開發範式。」如今，能夠接手管理這些系統的開發人員越來越難找；每當有新人加入，他們往往需要半年時間才能真正適應整個環境。「我們既沒有足夠的人手，也沒有足夠的時間。」而作為此次遷移計劃的一部分，Gunkel帶領的團隊將把需要支持的應用程序減少至僅30個。
Ivy-Rosser表示，難以為遺留系統物色相應人才，已經成為妨礙組織發展的重大挑戰，這也是著手淘汰陳舊技術的一大重要理由。「我們在銀行、保險和精算客戶那邊經常看到類似的情況。如果實在無法遷移，也可以考慮選擇一家精於管理遺留系統的服務供應商。」
在代碼審查過程中，開發人員開始以多種不同思路審視河濱分校的舊有IT範式，並探索潛在的可行新方案。例如，團隊最初估計需要一個月時間來重寫應用程序。但在認真審查代碼並簡化應用本體之後，他們最終在一周內就完成了工作。Ivy-Rosser指出，「他們消除了那些徒增複雜性的中間件」，藉此機會償還技術債務、重新調整用途並討論了有望帶來更高收益的戰略決策。但Gunkel也承認，不少遺留系統還能用，至少不值得冒險加以更新。例如研究人員曾使用Fortran語言構建起行業領先的氣候模型。「重構該模型的成本效益非常低，還有可能因改變模型而引發信任風險。」在這種情況下，先別亂動才是正確選擇。
而且即使選定了要替換的業務用例，也得預先做好全盤規劃，否則貿然將系統與技術剝離很可能帶來負面影響。他強調稱，「必須在起步階段就想清楚退出策略」，特別是在涉及SaaS的情況下。Abernathy也表示贊同，表示在理想情況下，剝離協議和過渡支持必須提前協商到位。
在初步擬定遷移方案之後，還必須輔以定期審查。例如，在與Box簽訂的存儲合約從無限容量變為有明確上限時，河濱分校意識到擴大規模已經無助於攤薄成本。Gunkel因此開始關注其他競爭對手的產品，「不斷分析和了解當前市場的競爭格局和變化趨勢。」
該校目前正在對所有IT系統和軟體開展年度審查。「我們希望據此思考如何讓各項元素高效協同，更充分地運用商業系統和資源。」
Ivy-Rosser補充道，「在重新審視技術和功能時，一定要考慮它們和預期戰略成果及業務價值間的映射關係，同時關注技術與現代功能間是否存在兼容性衝突。」
藍十字藍盾的簡潔運營理念
即使確定了某項技術需要清退，說服業務團隊也絕非旬報事。Abernathy指出，淘汰舊資產往往與挑選能帶來額外價值的新應用之間存在矛盾。「業務高管往往低估了技術高管所面臨的複雜性難題。這項工作比他們想像中更難，而且稍不留神，這種交流聽起來就會像誇大其辭或者抱怨，箇中平衡不易掌握。所以，我們才始終強調簡潔運營的理念。」
在審查產品和服務時，Abernathy會從地理、設計、平台、應用程序和設備等的簡潔性層面，考慮一項技術是否適用。「這種對簡潔性的追求至關重要，有助於提高質量、穩定性、價值、敏捷性、人才參與度和安全性。」據此判斷，以單點解決方案、重量性解決方案、定價模型不合理的方案、技術支持不足的方案或者穩定性較差的技術都屬於大概率需要更換的潛在對象。
Ivy-Rosser表示，在轉向基於SaaS的應用架構之後，審核過程在某種程度上會變得更簡單，是否及何時更新和重構往往由服務商的情況決定。而儘管如此，要想在混合環境下推進一體化改造，我們首先要確保自己的數據已做好遷移準備，且任何變更都不致引發隱私問題。對於SaaS，審查工作應圍繞所有權和控制權展開。「隨著新服務的發布速度越來越快，大家必須明確到底要不要選擇混合環境，且運營、架構和基礎設施都經過了優化以充分發揮混合環境的功能性優勢。」
Abernathy面臨的另一大挑戰，在於如何在最大限度發揮現有技術潛力和全面依賴單一服務供應商間取得平衡。例如，藍十字藍盾公司採用的是Salesforce的低代碼平台，能夠快速發布業務應用程序。「一方面，我們需要充分運用這套平台；但另一方面，過度依賴又會引發供應商鎖定。而一旦市面上出現其他成本更低的單點解決方案，比如AWS的雲服務，那麼供應商鎖定必然會阻礙我們的順暢遷移。這時候對合作夥伴的選擇就成了第一要務，其次才是系統簡潔性，其中永遠要有權衡。」
Abernathy還專門為系統的更新和清退劃撥了年度預算。「我們每年都會為技術生命周期管理劃撥一筆資金，專門用於保持系統運行、安全可靠且具有成本效益。」根據另外一項策略，如果可行，則應根據商業周期安排重大更新和系統清退時間。「遇上公司業績不錯的年景，我們就會考慮投錢解決遺留問題、著手推進遷移。但前提是改造之後運營支出會隨之下降，並帶來理想的投資回報率。」
另一方面，回報有限的技術則可以稍後再議。「如果某些技術的預期回報不夠顯著，甚至本身的生命周期就比較有限，那就選擇繼續保留原有系統。」在特定情況下，遺留系統哪怕在生命周期終結後也仍有應用空間。Albernathy會通過協商儘可能延續故障修復支持、藉助第三方資源，甚至接受在一段時間內只能自行維護的結果。
Cosentino嚴格遵循戰略標準
有時，重大升級所帶來的關鍵新功能往往構成強烈的遷移動力，台面板材製造商Cosentino決定轉向SAP S/4HANA的原因也正在於此。集團CIO José Rodríguez認為，「在大多數情況下，我們會根據戰略標準做出決策，據此確定推動變革的最佳時機。戰略標準的具體內容，源自公司的發展思路、技術進步、用戶體驗和經濟因素。而SAP S/4HANA遷移計劃，一口氣滿足了其中多個條件。」
Cosentino每六個月開展一次路線圖審查。「決策標準需要始終與公司戰略保持一致。」雖然多數系統會定期更新，但工廠內的IT基礎設施每36個月就要更換一次。其實這樣的換代節奏相當激進，「我們是一家24/7全天候運轉的工廠，須努力把停機時間控制為零。而使用的設備越新，發生故障的可能性就較低。」
Rodríguez在審查現有IT硬體、軟體和服務時，會具體參照八項標準：
是否滿足集團的整體需求，抑或僅滿足特定業務部門或品牌的需求。「我們優先考慮全局解決方案，而非針對特定場景的具體解決方案。」
能否保證公司自身，包括業務部門，充分理解各核心業務流程。
能否緊跟市場變化趨勢。
是否遵循最新標準。
在速度和敏捷性上是否與競爭產品或服務保持在同一水平。（有時候，速度和敏捷性比其他因素更重要。）
如果符合標準業務功能，那麼新技術是否屬於標準市場應用。
是否支持公司的發展戰略。
是否符合公司的雲優先戰略方針。
「對我來說，最重要的標準就是業務一致性。也就是說，技術方案必須與我們的戰略、市場、成本和技術保持一致。」
博西家用電器
博西家電數字平台服務副總裁Berke Menekli，選擇以分析方法對遺留技術開展評估。「我們將每款工具的業務能力記錄到企業架構平台當中，這樣就能對其分別進行投資組合優化」，及時檢測到功能層面的重複和浪費。「對於我們這類大規模組織，註冊在案的應用往往多達1000到2000種」，因此功能分析自然成為判斷是否淘汰或更換特定技術的關鍵指標。
他還考慮到如何與當前業務戰略保持一致，以及產品或服務是否適合技術更新周期。考量因素包括產品是否接近生命周期末尾，資產是否已完全折舊，當初的投資價值是否已經充分體現。因此博西家電的整個流程完全按計劃進行：筆記本電腦和數據中心設備每四年更換一次，智慧型手機每三到四年更換一次，工廠中的數據收集設備每七年更換一次。
在每兩到三年進行一次的軟體審查過程中，需要考慮到許可合約、更換成本和持續產生的經常性成本。「我們還會關注IDC和Gartner發布的研究報告，了解替代方案的功能和成本水平。」如無意外，所有技術方案均遵循生命周期終止公告，不單獨設立更換時間表。
但近年來，Menekli充分發揮IT投資多會的策略也發生了變化。「以往，我們主要專注於優化年度成本。但現在我們開始專注於最終目標，即降低總體成本。」這意味著加快實施速度，確保公司一邊回收舊投資以降低成本，一邊投入新方案以創造更大價值。但這一切的衡量標準始終是財務收益，而非盲目引進最新、最好的技術。「只要技術還能再用幾年，我們就不會輕易干預。」
Menekli用Macbook和Chromebook舉例，表示它們的使用壽命往往比Windows筆記本電腦更長。「我們正在尋求商業案例，驗證這類設備能不能使用七年。我們也會持續關注案例研究，尋找更具效益的選項。」
決策因素
Rodríguez認為，在決定是否更換IT方案時，最重要的因素是其是否仍能滿足業務戰略需求。之後，再參考市場上的當前趨勢、成本水平和技術狀況。
Ivy-Rosser強調，每家組織都應通過年度規劃和預算周期對遺留技術展開審查。但除了這種標準實踐，「大家還需要證明自己的資本支出具備合理性，並在調整運營支出預算時再做一輪審查……關於技術債務的討論，應當成為決策過程中的透明組成部分。」
Menekli還提到，除了清理技術債務之外，關於技術更新的決策還應充分參考當前財務狀況。
加州大學河濱分校的Gunkel補充稱，在投資購置替代技術前要千萬小心，別盲目認為新的就是好的。「一切平台都有自己的問題，所以大家必須搞清楚新老系統各有哪些問題、團隊到底有沒有能力解決，如何通過員工和團隊加以控制。」如果事實證明遺留技術反而更有助於解決組織弱項，那繼續使用可能才是最好的選擇。
Abernathy認為，做好了前期功課和剝離計劃，後續的實際操作也會簡單許多。此外，請必須做好新技術達不到預期的準備。「如果新技術的投資回報太慢，CIO必須當機立斷、劃定明確的投資時間邊界。」
