當我急匆匆跑到28歲的神經科學家Sara Whitestone面前時，渾身大汗的我還是比約定的會面時間晚了5分鐘。但Whitestone並不介意，她把握這點時間給身在美國的母親打了個電話。這一瞬間，我意識到生活中有兩種人：一種是她那樣能夠主動規劃時間的人，另一種則是我這樣像無頭蒼蠅那樣被動奔忙的人。
Whitestone在一家總部設在瑞士的國際集團工作。這活很費時間，每周都需要出差。她個人最喜歡的項目管理工具之一是Jira，在她看來這基本上是「一份待辦事項清單，只是功能要強大得多。我的工作和生活都離不開待辦事項清單，因為每天都需要處理很多事務，不認真管理就會遺漏。」這類應用能把她的日常安排同步到個人日曆上，再跟男朋友輕鬆共享。
Whitestone感嘆道，「下面我說說最精彩的部分。」她的管理工具已經成為跟蹤生活細節的基礎——從約會到情侶出遊，再到運動課程和子宮內膜異位症監測，甚至是隨時冒出來的奇思妙想。看到她的日常管理應用，我就像得到了觀察她整個私人生活的邀請。在被問及這些應用的積極意義時，她表示：「有手機幫我打理該做什麼，我就不用自己費神了。」
雖然這些工具已經在我們的個人生活中廣泛存在，但像Trello、Notion或Todoist這類組織工具其實源自企業管理領域。其中大部分基於甘特圖，即機械工程師兼管理顧問Henry Gantt在1910年至1915年設計的項目管理格式，當時用於提高生產力並優化工業工作流程。另一種流行模式是看板方法，最早是在1950年代被納入豐田公司的生產體系。
34歲的Edouard Polese長住巴黎，他經營著一家駕校初創公司。Polese也為項目管理工具深深著迷，甚至專門創建了自己的應用產品。「我會用這款工具管理商業策略，也用它挑選聖誕禮物。」
有些人覺得不該過多依賴工具管理生活，但Polese覺得這對自己的心理健康頗有助益。「這麼做的意義是減輕精神負擔，讓自己冷靜下來。如今，人們似乎被迫將工作跟個人生活混雜了起來——大腦就是這樣，不會因為晚上9點身在家裡就直接忘掉白天工作時發生的事情。」
Todoist公司CEO Amir Salihefendic提到，「我們曾經詢問用戶為什麼喜歡Todoist，又從中得到了哪些助益。大部分答案是，這款工具有助於減輕壓力和焦慮感。大多數人沒有自己的助理，他們得把所有事情都硬記在腦子裡。這樣帶來的工作與生活壓力肯定更大，不如交給應用助手來管理。」Salihefendic坦言，他自己就「記性很差」。他在2007年開發了自己的應用，當時還是一名22歲的電腦科學專業學生。如今，Todoist已經擁有2000萬用戶。
對Whitestone來說，管理工具也對她的身心健康起到積極作用。由於患有自身免疫性疾病，她需要主動抽出時間休息。「很多精力不足或患有慢性病的人們，普遍存在操勞過度的問題。」在本科階段，Whitestone經常會忽視自己的疲憊感受，最終筋疲力盡甚至誘發病症。「我是那種會把精力耗光的人，所以幾年前就意識到必須認真安排休息時間。」
對很多用戶來說，這些工具也有助於奪取大都市中的生活主動權、消解無處不在的焦慮和壓力。29歲的Mathis Samba在一家諮詢公司從事金融工作，他表示「在巴黎，我已經被日常生活的快節奏給拖垮了。」不光是自己，他跟女友間的感情關係也不順遂，甚至忙到了工作日晚間幾乎見不到對方的地步。「這真的太糟，太畸形了。」
儘管朋友和愛人並不理解，但Samba最終還是決定在Family Wall（一款專門用於安排家庭生活的應用）上安排約會時間。「我們小兩口必須想辦法給自己騰出時間，就像我們要刻意給好友和同事聚會騰出時間一樣。自從住在一起，我們見面的機會並不少。但我們更需要彼此陪伴，一起度過美好時光。」
看到這裡，相信大家已經注意到，願意使用這類應用的人群存在一些共性：往往從事高附加值工作，居住在城市而且有著忙碌的社交生活。法國國家科學研究中心（CNRS）研究主任兼社會科學高等研究院（EHESS）社會學家Marc Bessin認為，這種共性絕不是巧合。
在他看來，「如果你對這類應用感興趣，那就代表你在客觀上是有能力安排時間的。」對於真正特別忙碌的群體來說，這類應用其實意義不大。比如從事低薪全職工作、還需要照顧多個孩子的單身母親，她的工作和生活模式決定了她就不可能擁有靈活安排時間的機會。Bassin認為，「能夠主導日程安排，本身就代表著你已經在當前的社會競爭中勝出了。這些應用其實是專為希望掌控自己生活的人群而設計的。」
沒錯，這類應用並不適合所有人——它們吸引的群體，主要是那些從事績效類工作的用戶。Any.do公司CEO Omer Perchik估計，他們公司外加各主要競爭對手的市場滲透率加起來也不到5%——換言之，絕大多數潛在客戶還沒開始使用這些工具。「而且這類產品的客戶流失率也相對較高，不是因為產品不好，而是因為人們普遍有點拖延症。」
Salihefendic對此表示贊同。「大多數人其實並不擅長規劃和執行事情。觀察我們的統計數據，就會發現這是一種滾雪球效應——人們會不斷添加今天要完成的工作，如果沒完成就推到明天，直到無論如何也不可能做完，於是徹底放棄。」
的確，並不是每個人都善於組織時間、規劃事務，這很正常。但整個社會對於生產力和效率優化的痴迷，讓我們這些自我管理能力差的人天然覺得不如那些自律者。自由職業的平面設計師Patrick Pabeun就是這種情況，他總覺得自己「像個空想家」。
Patrick希望這類應用能幫他在比較忙的時候也能找到點輕鬆的空間。「我有個雙胞胎姐姐，她的工作跟我截然不同——她負責管理一個大型團隊，但仍能保持健康的個人生活。她上瑜伽課，每周還至少招待兩次親朋好友。在她那樣的理想狀態下，似乎一切都能和諧不悖。」
這就引出了新問題——這個社會還能容納空想家嗎？社會學家Marc Bessin認為，這類應用的大規模普及並不是真正的社會進步標誌。「社會只是在用這種方式更具體地跟蹤我們的活動，藉此獲得立竿見影的效果。」為了匹配這種整體趨勢，我們往往會放棄更長遠的生活規劃，甚至忘掉整體均衡的生活應該是什麼樣子。
Bessin最後總結道，「嚴格安排日常生活的意義畢竟有限。我們真正需要的是更有意義的活動，是讓我們不枉世上走一遭的經歷。」
